Berikut ini adalah persyaratan atau kebutuhan hardware dan software untuk menjalankan GL Access:
Persyaratan Hardware
- Komputer atau Laptop berbasis Windows (bisa Windows 8 atau yang lebih baru).
- Memory RAM disarankan minimum 4 GB.
- Printer A4 (untuk mencetak laporan/ printout)
Paling tidak, menginstal printer driver sehingga bisa menampilkan Print Preview dan membuat file PDF.
Berdasarkan persyaratan hardware di atas, GL Access tidak bisa dijalankan pada HP/tablet Android, namun harus dijalankan pada komputer berbasis Windows.
Persyaratan Software
- Microsoft Access 2013 atau yang lebih baru, 32 bit maupun 64 bit.
- PDF Viewer untuk menampilkan file PDF.
Berdasarkan persyaratan software di atas, GL Access membutuhkan software Microsoft Access 2016 atau yang lebih baru. Software Microsoft Access umumnya sudah tersedia bersama dengan software Microsoft Office lainnya, seperti Microsoft Word atau Microsoft Excel, namun jika anda tidak mempunyai Microsoft Access, atau Access anda versi yang lama, anda bisa menggunakan Access Runtime.
>> Klik di sini untuk mendownload Access Runtime dari situs Microsoft <<
Persyaratan Brainware
Sistem komputer terdiri dari 3 komponen, yaitu Hardware, Software, dan Brainware. Brainware adalah pengguna komputer, atau lebih tepatnya pengguna yang mengoperasikan software.
Dalam hal pengguna atau pemakai (user) GL Access, diperlukan persyaratan sbb:
- Mampu mengoperasikan komputer berbasis Windows (memahami istilah double-click, klik-kanan, Enter, Esc, Copy-Paste, dll).
- Mampu menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Excel.
- Memahami proses akuntansi/pembukuan, seperti melakukan jurnal, memahami posisi debet-kredit sebuah akun, dsb.
Jika anda merasa kurang memenuhi kualifikasi di atas, mungkin sebaiknya anda dibantu oleh orang lain, terutama di dalam hal pembukuan. GL Access hanyalah alat untuk membantu pekerjaan pembukuan menjadi lebih rapi dan efisien.
SPESIFIKASI TEKNIS LAINNYA
Berikut ini beberapa spesifikasi teknis GL Access yang perlu diketahui:
- Aplikasi GL Access tidak perlu diinstal seperti software pada umumnya, namun cukup meletakkan folder program (defaultnya bernama GLACCESS) di hard disk (misalnya dalam folder Documents atau pada drive D) atau bisa juga ditaruh pada flashdisk/ external harddisk (untuk pemakaian sendiri/stand alone).
- File program GL Access dan file pendukungnya ketika baru didownload berukuran sekitar 60 MB saja, namun ukuran file ini bisa bertambah jika sudah berisi data (secara default, file database berada dalam folder program).
- File database berukuran maksimum 2 GB, diperkirakan mampu menampung data hingga 20 tahun (tergantung jumlah transaksi). GL Access bisa memuat file database yang berbeda-beda (fleksibel jika mempunyai lebih dari 1 perusahaan atau unit kerja yang dipisahkan ke dalam file database masing-masing).
- GL Access bisa mengimpor data “master” maupun data transaksi dari Excel (menggunakan format file Excel hasil ekspor), sehingga anda bisa mendisain (misalnya) COA pada Excel, atau memasukkan data lama yang sudah ada untuk dikelola dengan GL Access.
- GL Access bisa mengekspor data “master”, data transaksi, dan laporan ke Excel (misalnya untuk diolah lebih lanjut).
- GL Access mencetak “voucher” (bukti transaksi) pada kertas A4 atau A5 (pilihan), dan laporan pada kertas A4. Semua pencetakan bisa ditampilkan dalam Print Preview, langsung diarahkan ke printer, atau disimpan dalam file PDF.
- GL Access bisa mengelola banyak cabang/ proyek/ unit kerja sekaligus (unlimited), dan melakukan konsolidasi laporan secara langsung.
- GL Access mendukung periode akuntansi selain 1 Jan – 31 Des (bisa menentukan tanggal sendiri).
- GL Access mendukung COA hingga 7 level.
- GL Access mendukung 2 bahasa, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
KEUNIKAN GL ACCESS
Mungkin penting untuk diketahui beberapa hal yang unik dimiliki GL Access yang umumnya tidak terdapat pada software akuntansi lain:
- GL Access memiliki banyak sekali opsi, termasuk bisa mengganti gambar latar belakang dan header, mengganti warna tampilan (color scheme), format nomor referensi, format tanggal, jumlah desimal angka, penomoran otomatis, dll.
Lebih lanjut lihat di Opsi Program. - GL Access menyediakan “Journal Group” yang sangat bermanfaat untuk mengumpulkan semua transaksi yang berkaitan (dari akun yang berbeda-beda).
- GL Access menyediakan fasilitas “Kas Bon” (Cash Advance) yang bisa merekam jejak pelunasan (settlement) yang dilakukan lebih dari 1 kali, serta menyediakan laporan yang menunjukkan kas bon yang masih outstanding.
- Oleh karena GL Access dibuat dengan Microsoft Access, maka copy-paste data antara GL Access ↔ Excel sangat mudah dan mulus.
- dll.