USER adalah pemakai program. User tidak harus karyawan, tetapi orang yang diberi hak untuk menjalankan program GL Access (bisa karyawan atau selain karyawan).

User diberi username dan password (pada GL Access, username bisa dibatasi masa berlakunya dan otomatis tidak bisa login jika masa berlakunya sudah habis, walaupun passwordnya benar).

Jalankan Menu “Daftar Pemakai”

Untuk mengelola user (menambahkan user baru, memberi hak, dll), jalankan menu “Daftar Pemakai” (di bawah menu SISTEM).

Menambahkan User

Untuk menambahkan user baru, masukkan “User Name”, “Full Name”, dst pada baris kosong (paling bawah).

  • User Name
    • Maksimum 20 characters, boleh huruf besar/kecil (tidak case sensitive).
    • Boleh huruf, angka, spasi, atau character lain yang ada pada keyoard.
    • Sebaiknya yang mudah diingat namun unik (tidak duplikat), misalnya nama panggilan atau nama yang bisa menunjuk ke pemakai tersebut tanpa perlu menampilkan nama sebenarnya. User Name ini akan ditampilkan, misalnya pada pencetakan (dicetak oleh <user name>).
    • Sebaiknya nama user ini tidak diubah lagi kemudian (walaupun bisa).
  • Full Name
    • Nama user yang sebenarnya (nama lengkap).
    • Panjang maksimum 50 characters, boleh diubah kemudian jika perlu.
    • Full Name akan digunakan, misalnya pada tampilan layar.
  • Password
    • Maksimum 20 characters, bisa huruf besar/kecil (case sensitive).
    • Boleh kombinasi huruf, angka, spasi, atau character lain yang ada pada keyboard.
    • Password langsung diketik, dan otomatis akan di-encript sehingga tidak bisa dibaca kembali.
    • Jika ingin mengubah password, langsung ketik password yang baru (menimpa password lama).
    • Password bisa kosong, namun ini sangat tidak disarankan, kecuali aplikasi hanya digunakan sendiri dan dijaga sendiri.
  • Expired Date
    • Kalau diisi tanggal, maka username akan berakhir pada tanggal tersebut (tidak bisa dipakai login lagi jika sudah expired).
    • Bisa diisi untuk user sementara, misalnya karyawan magang, karyawan kontrak, dsb.
    • Jika ingin memperpanjang masa berlaku, masukkan tanggal yang baru.
  • Active
    • Harus dicentang agar user bisa melakukan login. Jika tidak dicentang “Active” maka user tidak bisa login walaupun password benar atau tidak expired.
    • Jika ada user yang sudah tidak aktif lagi, sebaiknya jangan dihapus recordnya, namun tanda Active-nya saja yang tidak dicentang.

CATATAN: walaupun user sudah aktif dan bisa melakukan login, namun masih belum bisa menjalankan menu/modul program jika tidak diberi hak (permission).

Memberi Hak Pemakai

Ada 2 cara memberi hak kepada pemakai, yaitu secara langsung, atau melalui KELOMPOK PEMAKAI.

  • Untuk memberi hak secara langsung, klik pada record user yang ingin diberi hak, lalu klik tombol “Permission“.

  • Untuk memberi hak, pilih “Module” yang ingin diberikan haknya, lalu centang hak yang diberikan.
    • Open → bisa membuka/menjalankan modul/menu.
    • Add → bisa menambahkan data baru.
    • Edit → bisa mengedit data yang sudah ada.
    • Delete → bisa menghapus data.
    • Print → bisa mencetak atau mengekspor data.
    • Proses → bisa menjalankan perintah yang memproses data.

  • Perlu diketahui, tidak semua hak di atas berlaku pada setiap modul, misalnya hak “Edit” tidak berlaku pada modul laporan, namun jika anda memberi tanda centang pada hak ini, tidak berarti user bisa mengedit laporan, tetapi akan diabaikan.
  • Untuk menghapus hak pemakai: klik record selector (ujung kiri baris) yang ingin dihapus, lalu tekan Delete pada keyboard.
  • Untuk memasukkan user ke dalam Kelompok Pemakai, klik tanda [+] di ujung kiri record, lalu pilih Kelompok Pemakai yang diinginkan.

CATATAN:

  • Lebih disarankan memberi hak melalui Kelompok Pemakai, agar beberapa pemakai dengan hak yang sama bisa diatur haknya sekaligus.
  • Walaupun Kelompok Pemakai hanya berisi 1 pemakai saja, lebih mudah mengontrol hak pemakai melalui Kelompok Pemakai, jadi tidak perlu memeriksa hak pada setiap individu pemakai (aturnya hanya melalui Kelompok Pemakai).
  • Jika ada hak yang diberikan melalui Kelompok Pemakai dan melalui individu pemakai, maka hak yang efektif adalah kombinasi yang paling “menguntungkan”, misalnya pada Kelompok Pemakai tidak diberikan hak untuk “Print” tetapi secara individu diberikan hak “Print”, maka yang berlaku adalah hak yang membolehkan “Print”.
  • Jika seorang pemakai masuk dalam beberapa Kelompok Pemakai, maka hak yang berlaku adalah kombinasi paling “menguntungkan” dari semua kelompok dan individu pemakai tersebut.

Kelompok Pemakai

Kelompok Pemakai adalah sejumlah user yang diberikan hak yang sama. Kelompok Pemakai di sini adalah sarana untuk mengatur hak pemakai (role) agar tidak perlu memberikan hak secara langsung bagi setiap pemakai.

Untuk membuat Kelompok Pemakai, jalankan (double-click) menu “Kelompok Pemakai” (di bawah menu SISTEM).

Secara default kami telah menyediakan beberapa kelompok pemakai berdasarkan fungsinya, seperti untuk para “admin”, untuk user yang diberi hak “data maintenance”, dll. Anda bisa memanfaatkan kelompok pemakai bawaan program ini, atau membuat sendiri yang baru, atau memodifikasi hak pada tiap kelompok yang ada.

  • Jika tidak diperlukan, anda bisa menghapus kelompok pemakai, dengan cara klik record selector (ujung kiri baris) lalu tekan Delete pada keyboard.
  • Untuk memasukkan user ke dalam sebuah kelompok, klik tanda [+] di ujung kiri baris, lalu pilih user yang ingin dimasukkan.
  • untuk mengatur hak (permission), pilih kelompok pemakai, lalu klik tombol “Permission“.

  • Perlu diketahui, kelompok pemakai bawaan program dibuat sesuai kelompok menu. Awalan “RO” pada “Group ID” menunjukkan haknya hanya “Read-Only” (hanya bisa membuka, tidak bisa menambahkan data, mengedit data, dan menghapus data).

ASOSIASI CABANG ↔ PEMAKAI

Seorang user harus diasosiasikan dengan Cabang/Proyek yang boleh dikelolanya.

Tanpa asosiasi ini, user tidak bisa membuka, menginput, melihat laporan, atau mengimpor/ekspor data cabang/proyek. Dengan cara ini, seorang user hanya berhak mengelola data cabang/proyek (atau kantor pusat) yang diasosiasikan dengannya.

Jika seorang user boleh mengelola semua cabang/proyek, maka user tersebut harus diasosiasikan dengan semua cabang/proyek.

Untuk bisa mengasosiasikan user dengan cabang/proyek, terlebih dahulu cabang/proyek tersebut harus dimasukkan ke dalam daftar cabang/proyek. Klik di sini untuk petunjuk mengelola daftar cabang/proyek.

Untuk mengasosiasikan user dengan cabang/proyek, jalankan menu “Daftar Pemakai” di bawah menu SISTEM.

Pilih record user tersebut, lalu klik tombol “Branch“

Cara lain melakukan asosiasi ini adalah melalui menu “Cabang/Proyek” (di bawah menu SETUP).

Selesai

Demikianlah tata cara mengelola user (pemakai) program aplikasi GL Access.